Direktionsassistent*in
Werde Teil von etwas Grösserem. Arbeite mit über 2000 Spezialistinnen und Spezialisten aus mehr als 100 Berufen zusammen und ermögliche querschnittgelähmten Menschen ein selbstbestimmtes Leben. Auf dem modernen Campus in Nottwil erwartet dich eine inspirierende Atmosphäre und interdisziplinäre Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Als Direktionsassistent*in unterstützt du den Direktor und die Leitung Institutsmanagement der Schweizer Paraplegiker-Forschung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Als Teil des Administrationsteams trägst du dazu bei, dass zentrale Abläufe zuverlässig funktionieren und sich unsere Forschenden auf ihre Arbeit für Menschen mit Querschnittlähmung konzentrieren können.
Das sind deine Aufgaben
Direktions- und Managementsupport
- Selbstständige Koordination der Agenden des Direktors und der Leitung Institutsmanagement, einschliesslich vorausschauender Terminplanung, Priorisierung und sorgfältiger Vorbereitung aller Termine und Verpflichtungen
- Erstellung von Korrespondenz, Dokumenten und Präsentationen in Deutsch und Englisch
- Koordination externer Kooperationen und Netzwerkaktivitäten mit nationalen und internationalen Partnern, inklusive Korrespondenz und Terminplanung
Sitzungsmanagement und Governance
- Vor- und Nachbereitung wichtiger Sitzungen, einschliesslich Zusammenstellung der Unterlagen, Protokollführung sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Pendenzen
- Unterstützung bei der Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung von Management- und Governance-Prozessen
Personal- und Teamkoordination
- Koordinative Unterstützung bei administrativen Personalprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen HR-Fachstellen
- Organisatorische Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitenden sowie Pflege und Aktualisierung relevanter Unterlagen und Informationen
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Anliegen sowie Mitwirkung bei der Planung und Organisation interner Veranstaltungen
Weitere Aufgaben
- Organisation von Reisen und Konferenzteilnahmen sowie Abwicklung der Spesenabrechnung
- Unterstützung bei Budget-, Vertrags- und Beschaffungsprozessen
Das zeichnet dich aus
- Du verfügst über eine kaufmännische Grundbildung oder eine gleichwertige Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion. Erfahrung auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene sowie Kenntnisse des Hochschul-, Forschungs- oder Gesundheitsumfelds sind von Vorteil.
- Dank deines ausgeprägten Organisations- und Priorisierungsvermögens hältst du Fristen zuverlässig ein und behältst auch bei parallelen sowie wechselnden Aufgaben den Überblick.
- Im Umgang mit Microsoft 365 arbeitest du versiert und du nutzt digitale Werkzeuge gezielt, um die Zusammenarbeit effizient zu gestalten und administrative Abläufe weiterzuentwickeln.
- Du arbeitest proaktiv und dienstleistungsorientiert, beschaffst dir benötigte Informationen selbstständig und löst wiederkehrende Herausforderungen pragmatisch.
- Auch bei hoher Arbeitsbelastung arbeitest du zuverlässig, überlegt und lösungsorientiert.
- Du kommunizierst mündlich und schriftlich sicher auf Deutsch und Englisch.
- Im Kontakt mit Forschenden, der Verwaltung und externen Partnerorganisationen trittst du sicher und verbindlich auf. Integrität und ein absolut vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich.
Das erwartet dich
Deine Arbeit ist sinnstiftend – du unterstützt ein weltweit einzigartiges Leistungsnetz für Menschen mit Querschnittlähmung.
Deine Arbeit ist sinnstiftend – du unterstützt ein weltweit einzigartiges Leistungsnetz für Menschen mit Querschnittlähmung.
Wir sind alle per Du und begegnen uns auf Augenhöhe. Die enge Zusammenarbeit, unsere Mitarbeitendenfeste und Teamanlässe sorgen für eine familiäre Atmosphäre.
Wir sind alle per Du und begegnen uns auf Augenhöhe. Die enge Zusammenarbeit, unsere Mitarbeitendenfeste und Teamanlässe sorgen für eine familiäre Atmosphäre.
Wir sind eine von Bund und Kanton anerkannte und geförderte «Forschungseinrichtung von nationaler Bedeutung».
Wir sind eine von Bund und Kanton anerkannte und geförderte «Forschungseinrichtung von nationaler Bedeutung».
Zahlreiche Ruhezonen und Sportmöglichkeiten bieten Möglichkeiten zur Erholung oder zum Auspowern. Du wählst: Fitness, Hallenbad, Privatstrand, Rosengarten oder lieber Teamsport?
Zahlreiche Ruhezonen und Sportmöglichkeiten bieten Möglichkeiten zur Erholung oder zum Auspowern. Du wählst: Fitness, Hallenbad, Privatstrand, Rosengarten oder lieber Teamsport?
Du profitierst von fairer Entlöhnung, guten PK-Leistungen und Abdeckung bei Krankheit oder Unfall. Familien mit Kindern erhalten bis zu 250 Franken Sozialzulage pro Monat.
Du profitierst von fairer Entlöhnung, guten PK-Leistungen und Abdeckung bei Krankheit oder Unfall. Familien mit Kindern erhalten bis zu 250 Franken Sozialzulage pro Monat.
Ob mit Bus, Zug, Velo, Auto oder mit dem Stand-up-Paddle: Du wählst deine bevorzugte Anreise und wir beteiligen uns an den Kosten.
Ob mit Bus, Zug, Velo, Auto oder mit dem Stand-up-Paddle: Du wählst deine bevorzugte Anreise und wir beteiligen uns an den Kosten.
Über uns
Die Schweizer Paraplegiker-Forschung (SPF) ist Teil der Schweizer Paraplegiker-Gruppe. Die Mission der SPF ist die nachhaltige Verbesserung der Situation querschnittgelähmter Menschen durch interdisziplinäre, klinische und populationsbasierte Forschung auf nationaler und internationaler Ebene. Zu den Bereichen der ganzheitlichen Forschung der SPF gehören Funktionsfähigkeit, Mobilität, soziale Integration, Chancengleichheit, Selbstbestimmung, Lebensqualität, Gesundheitsversorgung sowie Epidemiologie und statistische Methoden. Die SPF ist eine von Bund und Kanton anerkannte und geförderte universitäre Forschungseinrichtung und ein aktives Bindeglied zur akademischen und industriellen Forschung und Entwicklung auf nationaler und internationaler Ebene.
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